Nesta seção serão disponibilizadas as diversas dicas relacionadas a realização de reuniões.
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quarta-feira, 12 de setembro de 2012
Série "Reuniões mais Produtivas" - A Matriz GUT
Dando continuidade a
série denominada "Reuniões mais Produtivas" e complementando a postagem
do dia 21/02/2011 sobre Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas
e/ou Sugestões, explicarei como funciona a técnica de utilização da
"Matriz GUT".
GUT é uma sigla que representa as iniciais de três palavras: Gravidade, Urgência e Tendência.
Diferentemente da
Técnica de Grupo, onde os assuntos a serem priorizados são todos de
características semelhantes, na Matriz GUT (ver postagem do dia
21/02/2012), cada assunto a ser tratado tem uma característica própria
no que tange aos elementos que o fazem ser graves, urgentes ou terem
alguma tendência específica.
Para iniciarmos o
processo de priorização, devemos formar um grupo com pessoas que
conheçam, efetivamente, sobre os itens que estão em discussão para a
priorização. Todos devem compreender, claramente, como cada um desse
itens se comporta, é impactado ou causa impacto.
Em seguida, após serem
elencados os itens que vão para a discussão da priorização, montamos uma
tabela e relacionamos os itens a serem priorizados (em geral, esses
itens surgem após uma discussão de "brainstorming" ou através de outra
ferramenta para elencar informações), como mostrado na tabela em
seguida:
Item
|
Gravidade
|
Urgência
|
Tendência
|
Pontuação
|
Prioridade
|
Item
A
|
|||||
Item
B
|
|||||
Item
C
|
|||||
Item
D
|
|||||
Item
E
|
|||||
..........
|
|||||
Item
N
|
Cada item analisado pelo
grupo deverá receber uma pontuação para cada um dos elementos
considerados: Gravidade, Urgência e Tendência. A pontuação será dada de
forma consensual, isto é, todo o grupo que está discutindo a priorização
dos itens chegará a um valor que é consenso entre todos. Assim, todo o
grupo pontuará gravidade para o item A, urgência para o item A e
tendência para o item A. Depois fará a mesma coisa para o item B e assim
sucessivamente, até pontuar todos os item a serem priorizados.
A pontuação deverá ser dada de acordo com as seguintes tabelas:
Gravidade
|
|
Considera-se grave tudo aquilo
que afeta profundamente o resultado da organização. A sua avaliação decorre
do nível de dano ou prejuízo que pode decorrer dessa avaliação.
|
|
Perguntas
|
Pontuação
|
O dano é extremamente
importante?
|
5
|
O dano é muito importante?
|
4
|
O dano é importante?
|
3
|
O dano é razoavelmente
importante?
|
2
|
O dano é pouco importante?
|
1
|
Urgência
|
|
Considera-se Urgência a pressão
de tempo que a organização sofre ou sente para adequar a influência do fator
considerado. A sua avaliação tem relação com o tempo que se dispõe para
atacar a situação provocada pelo fator considerado e que é preciso para resolvê-la.
|
|
Perguntas
|
Pontuação
|
Tenho que tomar uma ação muito
urgente?
|
5
|
Tenho que tomar uma ação urgente?
|
4
|
Tenho que tomar uma ação razoavelmente
urgente?
|
3
|
Tenho que tomar uma ação sem
urgência?
|
2
|
Posso aguardar: Não há pressa
|
1
|
Tendência
|
|
Considera-se tendência o padrão
de desenvolvimento da situação, com base na influência do fator considerado.
A sua avaliação decorre de estimativa de como a situação se comportará, não
sendo aplicado esforço e/ou recursos no fator considerado.
|
|
Perguntas
|
Pontuação
|
Se mantiver a mesma forma e
intensidade de atuação, a situação vai piorar (crescer) muito?
|
5
|
Se mantiver a mesma forma e
intensidade de atuação, a situação vai piorar (crescer)?
|
4
|
Se mantiver a mesma forma e
intensidade de atuação, a situação vai permanecer como já está?
|
3
|
Se mantiver a mesma forma e
intensidade de atuação, a situação vai melhorar (desaparecer)?
|
2
|
Se mantiver a mesma forma e
intensidade de atuação, a situação vai melhorar (desaparecer) completamente?
|
1
|
Após efetuada a pontuação de forma consensual, a tabela ficará montada, como exemplo, da seguinte forma:
Item
|
Gravidade
|
Urgência
|
Tendência
|
Pontuação
|
Prioridade
|
Item
A
|
5
|
4
|
3
|
60
|
|
Item
B
|
4
|
4
|
4
|
64
|
|
Item
C
|
5
|
5
|
2
|
50
|
|
Item
D
|
3
|
4
|
4
|
48
|
|
Item
E
|
5
|
5
|
5
|
125
|
|
..........
|
..........
|
..........
|
..........
|
.........
|
|
Item
N
|
4
|
2
|
2
|
16
|
O resultado da pontuação é a multiplicação dos três elementos pontuados para cada item, isto é, GxUxT.
Finalmente, após obtidos os pontos de todos os itens, é só estabelecer a prioridade, como no exemplo em seguida:
Item
|
Gravidade
|
Urgência
|
Tendência
|
Pontuação
|
Prioridade
|
Item
A
|
5
|
4
|
3
|
60
|
3ª
|
Item
B
|
4
|
4
|
4
|
64
|
2ª
|
Item
C
|
5
|
5
|
2
|
50
|
4ª
|
Item
D
|
3
|
4
|
4
|
48
|
5ª
|
Item
E
|
5
|
5
|
5
|
125
|
1ª
|
..........
|
.....
|
.....
|
.....
|
.....
|
.....
|
Item
N
|
4
|
2
|
2
|
16
|
nª
|
No caso de algum item
empatar na multiplicação, um critério de desempate pode ser a soma dos
valores (usar este artifício apenas nesta situação). Se ainda assim
permanecer o empate, o desempate deverá ser feito por escolha simples da
maioria.
Gostaria de deixar claro, também, que alguns outros profissionais apresentam a aplicação da Matriz GUT um pouco diferentemente do aqui apresentado, mas reforço que essa "dica" aqui apresentada é uma compilação do que é praticado pela maioria dos especialistas da área de gestão.
Gostaria de deixar claro, também, que alguns outros profissionais apresentam a aplicação da Matriz GUT um pouco diferentemente do aqui apresentado, mas reforço que essa "dica" aqui apresentada é uma compilação do que é praticado pela maioria dos especialistas da área de gestão.
Caso alguém tenha dúvida
e desejar mais informações, escreva para
prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br e terei o maior prazer em auxiliar.
segunda-feira, 21 de fevereiro de 2011
Série "Reuniões Mais Produtivas"
"Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões"
Após uma reunião de "brainstorming"
ou até mesmo antes dela, temos que fazer priorizações. Antes, muitas
vezes deveremos priorizar o problema a ser abordado e depois qual o
plano de ação ou a solução a ser implementada primeiramente. Para
resolvermos essa situação aplicamos as "Técnicas de Seleção e
Priorização".
Duas
dessas técnicas são amplamente utilizadas, cada uma com aplicação e
característica específica: A "Técnica de Grupo" e a "Matriz GUT". Agora
falaremos da primeira.
A
Técnica de Grupo é utilizada quando temos que priorizar elementos que
tem o mesmo nível de importância e, por conta disso, gera variações na
compreensão das pessoas que estão discutindo a priorização da
implementação de qual item deve ser feito primeiro.
> Cada um escreve em uma folha separada
Nesse
caso, como a priorização depende da interpretação de cada pessoa (e da
sua experiência), cada um, individualmente, deverá escrever em uma folha
de papel qual é seu item prioritário.
> Colocar em local visível onde todos possam ver
As
folhas deverão ser fixadas em local onde todos os participantes da
reunião tenham visibilidade. Isso é feito para que todos possam conhecer
as prioridades individuais e, se for o caso, repensar um aprimorar a
sua.
> Combinar as similaridades
Para
reduzir o número de propostas, as que tiverem algum tipo de
similaridade deverão ser combinadas, de maneira a criar uma proposta que
atenda a todas.
> Montar lista identificada, com o mesmo número de itens elencados, dando-lhes letras
Após
a conclusão das combinações, as propostas resultantes deverão ser
apresentadas em uma lista onde cada uma receberá uma letra
> Montar uma tabela para pontuar
Deverá ser montada uma tabela listando as propostas e os participantes
Proposta
|
Participante 1
|
Participante 2
|
Participante ...
|
Participante n-1
|
Participante n
| |
A
|
Proposta 1
| |||||
B
|
Proposta 2
| |||||
C
|
Proposta ...
| |||||
D
|
Proposta n-1
| |||||
...
|
Proposta n
|
> Pontuar cada item por ordem de importância
Cada
participante atribuirá a ordem de prioridade que julgar correta
considerando todas as propostas existentes, ordenando de 1 (a mais
importante) até n (a menos importante).
> Somar os pontos
Após
todos os participantes estabelecerem a ordem, estas deverão ser
colocadas na tabela e seus valores somados (a tabela está exemplificada
para cinco propostas e quatro participantes).
Proposta
|
Participante 1
|
Participante 2
|
Participante 3
|
Participante 4
|
Soma
| |
A
|
Proposta 1
|
1
|
2
|
5
|
1
|
9
|
B
|
Proposta 2
|
3
|
1
|
4
|
2
|
10
|
C
|
Proposta 3
|
5
|
4
|
3
|
3
|
15
|
D
|
Proposta 4
|
2
|
3
|
2
|
4
|
11
|
E
|
Proposta 5
|
4
|
5
|
1
|
5
|
15
|
> Escolher o item prioritário
Nesse
caso o item prioritário é aquele que obtiver menor valor da soma.
Assim, no exemplo dado a prioridade é para a proposta 1, seguida da
proposta 2, proposta 3 e, empatadas em último as propostas 3 e 5. Em
caso de empate é só fazer uma votação simples entre os presentes de qual
deve estar na frente.
A Técnicas de Grupo tem algumas variações, que também são constantemente utilizadas, mas que não abordarei neste momento.
Bom uso desta dica!
(O conteúde dessa postagem pode ser utilizada sem restrições, desde que citada a fonte)
(O conteúde dessa postagem pode ser utilizada sem restrições, desde que citada a fonte)
Usamos o "brainstorming" quando desejamos fazer surgir uma proposta, sugestão ou opção de ação em uma discussão coletiva. "Brainstorming" significa "Tempestade Cerebral" ou como o mineiro do interior diz bem propriamente: "Toró de Parpites". O "brainstorming" é um processo
destinado à geração de idéias e/ou sugestões criativas, possibilitando
ultrapassar os limites ou os paradigmas dos membros da equipe.
Fatores-Chave para o sucesso: Fluência, Flexibilidade, Originalidade, Percepção e Impulsividade.
Alguns critérios devem ser levados em consideração quando nos organizamos para a execução desse tipo de reunião:
-Participantes:
Devem participar da reunião pessoas de qualquer nível hierárquico,
desde que envolvidas com o assunto que está sendo tratado. Lembrem-se
que, muitas das vezes, é a pessoa do nível operacional que mais conhece o
problema, por conviver com ele no dia-a-dia. Não restrinja a reunião às
chefias. Eventualmente poderão participar especialistas específicos do
assunto.
-Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial:
Por conta do item anterior, esse ponto é importante. Não devemos
privilegiar as sugestões dos participantes de nível hierárquico mais
alto em detrimento das sugestões das pessoas de nível hierárquico mais
baixo. No momento da reunião todos tem o mesmo peso.
-Nenhum Julgamento: Deve
ficar acertado antes da reunião que não será feito nenhum tipo de
julgamento pelos participantes quanto ao teor da sugestão dada por
alguém, por mais estapafúrdia que seja. Nenhum comentário do tipo "que
besteira é essa?", "isso é impossível!" ou uma "sonora gargalhada" deve
ser emitido, ao custo de perdermos excelentes novas sugestões de outras
pessoas no futuro, por medo de ser repreendido ou ridicularizado. Tente
entender o motivo da sugestão e melhore-a.
-Idéias devem ser imaginativas:
Estamos falando de romper barreiras ou quebrar paradigmas, por isso não
podemos cercear as sugestões. Quanto mais inovadora ou criativa for,
com o aporte do conhecimento de outras pessoas, poderemos ter uma
proposta efetivamente relevante.
-Marcar tempo:
Cada participante deverá apresentar sua proposta em um tempo
determinado pelo responsável da reunião (esse tempo deve ser informado
no início da reunião). Utiliza-se entre 5 e 10 segundo para cada pessoa
apresente uma nova proposta. Em geral, após a sétima rodada de
sugestões, já começa a reduzir a participação das pessoas, quanto a
novas sugestões.
-Escrever em um quadro as idéias:
Todas as sugestões ou propostas deverão ser escritas em um quadro ou em
folhas grandes (de flip chart) e deverão estar sempre visíveis a todos
os participantes (prenda-sa nas paredes da sala de reunião). Elas servem
para "cola" em uma nova sugestão e poderá ser aprimorada por outra
pessoa.
-Quantidade de participantes:
Reuniões desta natureza com mais de 10 pessoas tendem a ser
improdutivas. Caso seja necessária a participação de um número maior de
presentes, isso é possível, mas não recomendável. Alternativamente
pode-se fazer sub-grupos que ao final juntam suas conclusões.
Para realizar a reunião, primeiramente, defina
o problema que se deseja discutir ou resolver. É preciso que se defina
claramente esse ponto, para que seja evitada qualquer dúvida de
interpretação. Só após essa etapa é que se deve iniciar a dinâmica do
"brainstorming" propriamente dito.
Em reuniões dessa natureza, recomendo uma pessoa para coordenar e uma para secretariar (ou duas
para agilizar). A coordenação orienta os trabalhos e o secretariado é
responsável por escrever nos quadros ou folhas as sugestões
apresentadas.
A
dinâmica poderá ser de forma estruturada ou não estruturada. Na forma
estruturada todos os presentes participarão dando sugestões ou fazendo
comentários em uma seqüência previamente definida. Nenhuma pessoa
ultrapassará a vez da outra. A forma não estruturada não prevê
seqüência.
Defina
tempos: Tento para a forma estruturada como para a não estruturada é
importante definir o tempo de participação. Cada presente deverá
apresentar sua sugestão ou proposta em até um tempo definido pela
coordenação da reunião (em alguns lugares são dados de 5 a 10 segundos
para que a pessoa a apresente) e que a reunião, como um todo, leve entre
sessenta e noventa minutos (dependendo da discussão pode-se levar até
duas horas - o responsável deverá avaliar o andamento da reunião e
redimensionar os tempos).
O
responsável pela reunião é também responsável por manter o clima da
mesma e fazer cumprir todos os critérios estabelecidos antes do início
da reunião e que foram devidamente informados aos participantes.
Normalmente
após a sétima rodada de sugestões (fica mais fácil avaliar isso na
dinâmica estruturada) as sugestões começam a escassear. Nesse momento o
coordenador pode informar a alteração para uma dinâmica não estruturada e
quando o tempo de sugestões previsto na reunião for alcançado, deve
encerrar essa etapa.
Em
seguida todas as sugestões escritas nos quadros ou folhas devem ser
sintetizadas (sugestões semelhantes deverão ser unificadas em outra que
as represente) e formados estratos de temas de sugestões/propostas
específicos. Essa compilação deverá ser feita com a participação de
todos os elementos presentes na reunião e representarão uma análise
conjunta de todos da equipe.
Ao
final dessa dinâmica estarão identificados os diversos elementos que
deverão compor um ou vários planos de ação para resolução do problema
apresentado no início da discussão.
Já
falei para vocês sobre algumas técnicas utilizadas para que as reuniões
em suas empresas sejam mais produtivas, isto é, que sejam realizadas
mais rapidamente e produzam os resultados esperados. Devemos tomar muito
cuidado para que ao final da reunião a única coisa decidida seja a data
da próxima reunião. Infelizmente, isso acontece muito e eu mesmo
conheço algumas empresas onde isso ainda acontece.
Se
seguirmos as orientações já apresentadas, muitos ganhos já teremos.
Podemos, entretanto, ter resultados melhores ainda quando utilizamos
técnicas específicas durante reuniões onde temos que identificar algum
caminho ou sugestões para solução de um problema específico.
Eventualmente encontramos diversas alternativas que deverão serem
colocadas em prática. Qual delas devemos priorizar? E como fazer essa
priorização?
Minhas próximas duas dicas são como identificar essas alternativas e, depois, como priorizar a aplicação.
Espero que façam muito bom uso dessas dicas.
sábado, 5 de fevereiro de 2011
Foi realizada uma pesquisa com diversos executivos que participavam, em
média, de onze reuniões por semana, todas elas durando entre uma e duas
horas (muito mais do que o necessário).
Para ajustar essa situação, o estudo sugere o seguinte:
Verificar a necessidade da reunião: É conveniente questionar se seria possível atingir o objetivo de alguma outra forma, talvez por e-mail de grupos ou conferência telefônica, entre outras ferramentas;
Selecionar cuidadosamente os participantes: Quando se planeja uma reunião, só devem ser considerados para participar aqueles que serão afetados pelo tema a ser tratado ou que podem contribuir com informações úteis. Se existe alguém que pode se ofender por não ter sido convidado, o melhor é explicar o propósito da reunião e deixar que a pessoa decida por si mesma se vai ou não;
Planejar com antecedência: Sem uma pauta, a reunião estará sujeita a dispersões irrelevantes. Para que isso seja evitado, é preciso ter uma lista escrita de temas prioritários;
Respeitar o horário: É tão importante começar como terminar na hora. Também se deve começar pelo tema mais importante e evitar a tentação de retroceder e reiterar o que foi discutido àqueles que chegarem atrasados;
Cortar os problemas pela raiz: Uma reunião se torna improdutiva se uma pessoa domina a discussão ou se alguém saia do tema. Caso trate-se de uma reunião para buscar soluções, é preciso comunicar aos convocados que venha preparados com idéias;
Registrar pontos importantes: E encaminhar uma cópia a cada dos participantes.
Alguns lembretes importantes em relação a uma reunião:
-Participe;
-Não saia da sala;
-Não fique telefonando. Desligue o celular. Peça à secretária para anotar recados;
-Preste atenção;
-Anote;
-Faça uma lista - listar o que fazer, o que será implementado;
-Não se economize. Não fique preso;
-Ouça;
-Não monopolize as discussões - cuidado com a arrogância;
-Não julgue pelas partes - faça uma avaliação global;
-Espere até o final pra fazer uma avaliação.
Brevemente falaremos sobre como é a dinâmica de realizar uma reunião para buscar soluções ou resolver problemas.
Bom uso desta dica.
Para ajustar essa situação, o estudo sugere o seguinte:
Verificar a necessidade da reunião: É conveniente questionar se seria possível atingir o objetivo de alguma outra forma, talvez por e-mail de grupos ou conferência telefônica, entre outras ferramentas;
Selecionar cuidadosamente os participantes: Quando se planeja uma reunião, só devem ser considerados para participar aqueles que serão afetados pelo tema a ser tratado ou que podem contribuir com informações úteis. Se existe alguém que pode se ofender por não ter sido convidado, o melhor é explicar o propósito da reunião e deixar que a pessoa decida por si mesma se vai ou não;
Planejar com antecedência: Sem uma pauta, a reunião estará sujeita a dispersões irrelevantes. Para que isso seja evitado, é preciso ter uma lista escrita de temas prioritários;
Respeitar o horário: É tão importante começar como terminar na hora. Também se deve começar pelo tema mais importante e evitar a tentação de retroceder e reiterar o que foi discutido àqueles que chegarem atrasados;
Cortar os problemas pela raiz: Uma reunião se torna improdutiva se uma pessoa domina a discussão ou se alguém saia do tema. Caso trate-se de uma reunião para buscar soluções, é preciso comunicar aos convocados que venha preparados com idéias;
Registrar pontos importantes: E encaminhar uma cópia a cada dos participantes.
Alguns lembretes importantes em relação a uma reunião:
-Participe;
-Não saia da sala;
-Não fique telefonando. Desligue o celular. Peça à secretária para anotar recados;
-Preste atenção;
-Anote;
-Faça uma lista - listar o que fazer, o que será implementado;
-Não se economize. Não fique preso;
-Ouça;
-Não monopolize as discussões - cuidado com a arrogância;
-Não julgue pelas partes - faça uma avaliação global;
-Espere até o final pra fazer uma avaliação.
Brevemente falaremos sobre como é a dinâmica de realizar uma reunião para buscar soluções ou resolver problemas.
Bom uso desta dica.
Bem Vindos ao Espaço de Dicas do Prof. Marcelo Pereira
São informações retiradas das melhores fontes existentes ou resultantes da própria experiência profissional do Prof. Marcelo Pereira.
Desejo que todas façam bom uso do conteúdo, sendo que, em caso de necessidade de informações adicionais, desde que seja um seguidor deste blog, terei o maior prazer em enviar mais dados.
Caso queira escrever, prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br.
Fique em contato!
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