Como Organizar a Semana

Você tem dificuldade de organizar a sua agenda da semana, diante de tantas atividades que surgem o tempo todo? Se isso acontece com você (e com tantas outras pessoas), siga essa dica simples que compartilho em seguida.

Escolha uma agenda

É impossível administrar o seu tempo com base na memória

Planeje a semana para ganhar tempo

Primeiro olhe para seus objetivos, veja o que você consegue realmente fazer na semana

Conscientize seu ambiente de trabalho

Produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade em ações diárias

No domingo, bem antes da hora de dormir, olhe a sua agenda da semana e pense em tudo o que precisa fazer. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas. Agora adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Não esqueça das urgências

Reserve um tempo para o imprevisto

Deixe de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências

Reduzir tarefas grandes ou complexas

Divida a tarefa grande em sub-tarefas

Evite ultrapassar 3 horas de duração para atividades menores e mantenha essas tarefas bem específicas e detalhadas. Se precisar, anote o que deve ser feito como um compromisso em sua agenda. Em geral, isso ajuda a ter maior comprometimento com a tarefa.

Como agenda é possível ser utilizada aquelas de papel que carregamos para todos os lados (médias e as de bolso), as de mesa (essas são mais estáticas), no seu laptop (inconveniente de ter que ligar seu equipamento), celulares (hoje em dia vários tem agenda) e palmtops (muito práticos).

Fonte: http://www.hsm.com.br (31/05/2011)

5 "S" - A Base para a Qualidade Total

Muitas organizações desejam iniciar programas de melhoria da qualidade em seus ambientes de trabalho mas não sabem como fazer. Imaginam que para implementar tais programas terão muitas dificuldades e terão um custo elevado, muitas vezes, difícil de ser arcados. Em parte, estão com razão. 
A minha dica é que comecem por uma atividade, que muitos consideram como sendo um programa, que serve como base para um real programa de Gestão pela Qualidade, mais amplo e mais efetivo para o crescimento da organização. Comecem pelos 5 "S".


Porque começar pelos 5 "S" ? Primeiro por ser uma atividade de fácil desenvolvimento e de pouco investimento financeiro por parte das empresas. Depois, por ser de fácil entendimento por todas as pessoas, assim, de fácil aplicação em todas as áreas.
Ao fazer com que todas as pessoas da organização, de todos os níveis hierárquicos ou de formação, participem, rapidamente é percebido que todos são capazes de promover as transformações necessárias dentro da empresa, reforçando a auto-estima individual e coletiva, criando as condições para que outras práticas, mais complexas venham a ser implementadas no futuro.
Mas, afinal de contas, o que é o 5 "S" ? A origem está no Japão. São ações praticadas no dia-a-dia das pessoas naquele país. Muitas empresas não desenvolvem, formalmente ou oficialmente, esse tipo de atividade no seu ambiente de trabalho principalmente pelo fato dessas práticas serem exercitadas pelos funcionários em suas próprias casas.


Os 5 "S" são o anagrama de um conjunto de cinco palavras que começam com a letra "S":
SEIRI, SEITON, SEISOO, SEIKETSU e SHITSUKE. No Brasil, para ajustar a tradução e continuar com cinco palavras começando por "S", foram criados os Cinco Sensos, cujas apresentações mais comuns são: Senso de Seleção/Utilização, Senso Organização/Ordenação, Senso de Limpeza, Senso de Consevação/Higiene e Senso da Auto-Disciplina.

Senso de Seleção/Utilização

Refere-se à prática de verificar todas as ferramentas, materiais, etc. na área de trabalho e manter somente os itens essenciais para o trabalho que está sendo realizado. Tudo o mais é guardado ou descartado.  Este processo conduz a uma diminuição dos obstáculos à produtividade do trabalho. Vale, também, para arquivos e pastas de computadores.

 Senso de Organização/Ordenação

Enfoca a necessidade de um espaço organizado. A organização, neste sentido, refere-se à disposição das ferramentas e equipamentos em uma ordem que permita o fluxo do trabalho. Ferramentas e equipamentos deverão ser deixados nos lugares onde serão posteriormente usados. O processo deve ser feito de forma a eliminar os movimentos desnecessários.

 Senso de Limpeza.

Designa a necessidade de manter o mais limpo possível o espaço de trabalho. A limpeza, nas empresas japonesas, é uma atividade diária. Ao fim de cada dia de trabalho, o ambiente é limpo e tudo é recolocado em seus lugares, tornando fácil saber o que vai aonde, e saber onde está aquilo o que é essencial. O foco deste procedimento é lembrar que a limpeza deve ser parte do trabalho diário, e não uma mera atividade ocasional quando os objetos estão muito desordenados. Além disso deve-se reforçar que mais importante do que limpar é não deixar sujar.

 Senso de Conservação/Higiene

Em Japones, Seiketsu traduz-se por higiene, no sentido filosofico de "higienismo", ou seja, no sentido do cuidade da higiene prôpria em todos os niveis, diferenciando-se, assim, de Seiso. Muitos tem confundido este senso com normalização,mas normalização é um conceito que pertence ao modelo qualidade, em especial de ISO e outras certificações. Estes modelos de normalização são posteriores ao Programa 5 S. Por isso, o 5 S é considerado o primórdio dos Programas de Qualidade. Alguns especialistas consideram esse senso como sendo o relacionado a conservação das práticas exercitadas nos três primeiros sensos; conservar o que foi feito nas etapas anteriores.

Senso de autodisciplina

Refere-se à manutenção e revisão dos padrões. Uma vez que os 4 Ss anteriores tenham sido estabelecidos, transformam-se numa nova maneira de trabalhar, não permitindo um regresso às antigas práticas. Entretanto, quando surge uma nova melhoria, ou uma nova ferramenta de trabalho, ou a decisão de implantação de novas práticas, pode ser aconselhável a revisão dos quatro princípios anteriores. Caso na definição do senso anterior tenha sido considerado como o de conservação, nesse senso consideraremos apenas como sendo o de se ter disciplina para continuar mantendo e apprimorando todo o processo.

Caso ainda desejem receber mais informações sobre a implantação dos 5 "S" em suas organizações, não hesitem em fazer contado: prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br

Até a próxima!