Série "Reuniões Mais Produtivas" - "Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões"

Após uma reunião de "brainstorming" ou até mesmo antes dela, temos que fazer priorizações. Antes, muitas vezes deveremos priorizar o problema a ser abordado e depois qual o plano de ação ou a solução a ser implementada primeiramente. Para resolvermos essa situação aplicamos as "Técnicas de Seleção e Priorização".

Duas dessas técnicas são amplamente utilizadas, cada uma com aplicação e característica específica: A "Técnica de Grupo" e a "Matriz GUT". Agora falaremos da primeira.

A Técnica de Grupo é utilizada quando temos que priorizar elementos que tem o mesmo nível de importância e, por conta disso, gera variações na compreensão das pessoas que estão discutindo a priorização da implementação de qual item deve ser feito primeiro.

ü  Cada um escreve em uma folha separada

Nesse caso, como a priorização depende da interpretação de cada pessoa (e da sua experiência), cada um, individualmente, deverá escrever em uma folha de papel qual é seu item prioritário.

ü  Colocar em local visível onde todos possam ver

As folhas deverão ser fixadas em local onde todos os participantes da reunião tenham visibilidade. Isso é feito para que todos possam conhecer as prioridades individuais e, se for o caso, repensar um aprimorar a sua.

ü  Combinar as similaridades

Para reduzir o número de propostas, as que tiverem algum tipo de similaridade deverão ser combinadas, de maneira a criar uma proposta que atenda a todas.

ü  Montar lista identificada, com o mesmo número de itens elencados, dando-lhes letras

Após a conclusão das combinações, as propostas resultantes deverão ser apresentadas em uma lista onde cada uma receberá uma letra

ü  Montar uma tabela para pontuar

Deverá ser montada uma tabela listando as propostas e os participantes

	Proposta	Participante 1	Participante 2	Participante ...	Participante n-1	Participante n
A	Proposta 1
B	Proposta 2
C	Proposta ...
D	Proposta n-1
...	Proposta n

ü  Pontuar cada item por ordem de importância

Cada participante atribuirá a ordem de prioridade que julgar correta considerando todas as propostas existentes, ordenando de 1 (a mais importante) até n (a menos importante).

ü  Somar os pontos

Após todos os participantes estabelecerem a ordem, estas deverão ser colocadas na tabela e seus valores somados (a tabela está exemplificada para cinco propostas e quatro participantes).

	Proposta	Participante 1	Participante 2	Participante 3	Participante 4	Soma
A	Proposta 1	1	2	5	1	9
B	Proposta 2	3	1	4	2	10
C	Proposta 3	5	4	3	3	15
D	Proposta 4	2	3	2	4	11
E	Proposta 5	4	5	1	5	15

ü  Escolher o item prioritário

Nesse caso o item prioritário é aquele que obtiver menor valor da soma. Assim, no exemplo dado a prioridade é para a proposta 1, seguida da proposta 2, proposta 3 e, empatadas em último as propostas 3 e 5. Em caso de empate é só fazer uma votação simples entre os presentes de qual deve estar na frente.

A Técnicas de Grupo tem algumas variações, que também são constantemente utilizadas, mas que não abordarei neste momento.

Bom uso desta dica!

(O conteúde dessa postagem pode ser utilizada sem restrições, desde que citada a fonte)

Série "Reuniões Mais Produtivas" - "Brainstorming"

Usamos o "brainstorming" quando desejamos fazer surgir uma proposta, sugestão ou opção de ação em uma discussão coletiva. "Brainstorming" significa "Tempestade Cerebral" ou como o mineiro do interior diz bem propriamente: "Toró de Parpites". O "brainstorming" é um processo destinado à geração de idéias e/ou sugestões criativas, possibilitando ultrapassar os limites ou os paradigmas dos membros da equipe.

Fatores-Chave para o sucesso: Fluência, Flexibilidade, Originalidade, Percepção e Impulsividade.

Alguns critérios devem ser levados em consideração quando nos organizamos para a execução desse tipo de reunião:

-Participantes: Devem participar da reunião pessoas de qualquer nível hierárquico, desde que envolvidas com o assunto que está sendo tratado. Lembrem-se que, muitas das vezes, é a pessoa do nível operacional que mais conhece o problema, por conviver com ele no dia-a-dia. Não restrinja a reunião às chefias. Eventualmente poderão participar especialistas específicos do assunto.

-Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial: Por conta do item anterior, esse ponto é importante. Não devemos privilegiar as sugestões dos participantes de nível hierárquico mais alto em detrimento das sugestões das pessoas de nível hierárquico mais baixo. No momento da reunião todos tem o mesmo peso.

-Nenhum Julgamento: Deve ficar acertado antes da reunião que não será feito nenhum tipo de julgamento pelos participantes quanto ao teor da sugestão dada por alguém, por mais estapafúrdia que seja. Nenhum comentário do tipo "que besteira é essa?", "isso é impossível!" ou uma "sonora gargalhada" deve ser emitido, ao custo de perdermos excelentes novas sugestões de outras pessoas no futuro, por medo de ser repreendido ou ridicularizado. Tente entender o motivo da sugestão e melhore-a.

-Idéias devem ser imaginativas: Estamos falando de romper barreiras ou quebrar paradigmas, por isso não podemos cercear as sugestões. Quanto mais inovadora ou criativa for, com o aporte do conhecimento de outras pessoas, poderemos ter uma proposta efetivamente relevante.

-Marcar tempo: Cada participante deverá apresentar sua proposta em um tempo determinado pelo responsável da reunião (esse tempo deve ser informado no início da reunião). Utiliza-se entre 5 e 10 segundo para cada pessoa apresente uma nova proposta. Em geral, após a sétima rodada de sugestões, já começa a reduzir a participação das pessoas, quanto a novas sugestões.

-Escrever em um quadro as idéias: Todas as sugestões ou propostas deverão ser escritas em um quadro ou em folhas grandes (de flip chart) e deverão estar sempre visíveis a todos os participantes (prenda-sa nas paredes da sala de reunião). Elas servem para "cola" em uma nova sugestão e poderá ser aprimorada por outra pessoa.

-Quantidade de participantes: Reuniões desta natureza com mais de 10 pessoas tendem a ser improdutivas. Caso seja necessária a participação de um número maior de presentes, isso é possível, mas não recomendável. Alternativamente pode-se fazer sub-grupos que ao final juntam suas conclusões.

Para realizar a reunião, primeiramente, defina o problema que se deseja discutir ou resolver. É preciso que se defina claramente esse ponto, para que seja evitada qualquer dúvida de interpretação. Só após essa etapa é que se deve iniciar a dinâmica do "brainstorming" propriamente dito.

Em reuniões dessa natureza, recomendo uma pessoa para coordenar e uma para secretariar (ou  duas para agilizar). A coordenação orienta os trabalhos e o secretariado é responsável por escrever nos quadros ou folhas as sugestões apresentadas.

A dinâmica poderá ser de forma estruturada ou não estruturada. Na forma estruturada todos os presentes participarão dando sugestões ou fazendo comentários em uma seqüência previamente definida. Nenhuma pessoa ultrapassará a vez da outra. A forma não estruturada não prevê seqüência.

Defina tempos: Tento para a forma estruturada como para a não estruturada é importante definir o tempo de participação. Cada presente deverá apresentar sua sugestão ou proposta em até um tempo definido pela coordenação da reunião (em alguns lugares são dados de 5 a 10 segundos para que a pessoa a apresente) e que a reunião, como um todo, leve entre sessenta e noventa minutos (dependendo da discussão pode-se levar até duas horas - o responsável deverá avaliar o andamento da reunião e redimensionar os tempos).

O responsável pela reunião é também responsável por manter o clima da mesma e fazer cumprir todos os critérios estabelecidos antes do início da reunião e que foram devidamente informados aos participantes.

Normalmente após a sétima rodada de sugestões (fica mais fácil avaliar isso na dinâmica estruturada) as sugestões começam a escassear. Nesse momento o coordenador pode informar a alteração para uma dinâmica não estruturada e quando o tempo de sugestões previsto na reunião for alcançado, deve encerrar essa etapa.

Em seguida todas as sugestões escritas nos quadros ou folhas devem ser sintetizadas (sugestões semelhantes deverão ser unificadas em outra que as represente) e formados estratos de temas de sugestões/propostas específicos. Essa compilação deverá ser feita com a participação de todos os elementos presentes na reunião e representarão uma análise conjunta de todos da equipe.

Ao final dessa dinâmica estarão identificados os diversos elementos que deverão compor um ou vários planos de ação para resolução do problema apresentado no início da discussão.

Série "Reuniões Mais Produtivas"

Já falei para vocês sobre algumas técnicas utilizadas para que as reuniões em suas empresas sejam mais produtivas, isto é, que sejam realizadas mais rapidamente e produzam os resultados esperados. Devemos tomar muito cuidado para que ao final da reunião a única coisa decidida seja a data da próxima reunião. Infelizmente, isso acontece muito e eu mesmo conheço algumas empresas onde isso ainda acontece.

Se seguirmos as orientações já apresentadas, muitos ganhos já teremos. Podemos, entretanto, ter resultados melhores ainda quando utilizamos técnicas específicas durante reuniões onde temos que identificar algum caminho ou sugestões para solução de um problema específico. Eventualmente encontramos diversas alternativas que deverão serem colocadas em prática. Qual delas devemos priorizar? E como fazer essa priorização?

Minhas próximas duas dicas são como identificar essas alternativas e, depois, como priorizar a aplicação.

Espero que façam muito bom uso dessas dicas.

Vinte Dicas para o Bem Viver (Parte Final)

Continuando as dicas da postagem anterior:

11-Entenda que princípios e convicções podem ser um grande peso;
12-Família não é você, está com você;
13-É preciso ter alguém em que se pode confiar e falar ao menos num raio de cem quilômetros. Não adianta estar mais longe;
14-Saiba a hora certa de sair de cena;
15-Não queira saber se falaram mal de você; escute o que falaram bem, com reserva analítica;
16-Competir no lazer e no trabalho é ótimo para quem quer ficar esgotado;
17-A rigidez é boa na pedra. Não no homem;
18-Uma hora de intenso prazer substitui com folga três horas de sono perdido;
19-Não abandone suas três grandes amigas: a intuição, a inocência e a fé;
20-Entenda definitivamente:você é o que se fizer.

O texto é do Dr. Luiz Gonzaga Alca de Sant´Anna (Ministra cursos em Santos e São Paulo).

Faça bom uso dessas dicas.

Vinte Dicas para o Bem Viver (1ª parte)

1- Faça pausas de dez minutos a cada duas horas de trabalho, no máximo. Repita essas pausas na vida diária;
2- Aprenda a dizer não sem se sentir culpado e sem achar que magoou;
3- Planeje o seu dia, mas deixe espaço para o improviso, pensando que nem tudo depende de você;
4- Concentre-se em apenas uma tarefa de cada vez. Por mais ágeis que sejam seus quadros mentais, você se exaure;
5- Esqueça a idéia de que você é imprescindível, em casa, no grupo habitual;
6- Abra mão de ser o responsável pelo prazer de todos. Você não é a fonte dos desejos;
7- Peça ajuda sempre que necessário, tendo o senso de pedir à pessoa certa;
8- Diferencie problemas reais de problemas imaginários;
9- Tente descobrir o prazer de fatos cotidianos, como comer, dormir e tomar banho, sem também achar que isso é o máximo da vida;
10-Evite se envolver na ansiedade e tensão alheios "enquanto" ansiedade e tensão... espere um pouco.

As dez dicas restantes virão na próxima postagem.

Dicas para Reuniões mais Produtivas

Foi realizada uma pesquisa com diversos executivos que participavam, em média, de onze reuniões por semana, todas elas durando entre uma e duas horas (muito mais do que o necessário).
Para ajustar essa situação, o estudo sugere o seguinte:

Verificar a necessidade da reunião: É conveniente questionar se seria possível atingir o objetivo de alguma outra forma, talvez por e-mail de grupos ou conferência telefônica, entre outras ferramentas;

Selecionar cuidadosamente os participantes: Quando se planeja uma reunião, só devem ser considerados para participar aqueles que serão afetados pelo tema a ser tratado ou que podem contribuir com informações úteis. Se existe alguém que pode se ofender por não ter sido convidado, o melhor é explicar o própósito da reunião e deixar que a pessoa decida por si mesma se vai ou não;

Planejar com antecedência: Sem uma pauta, a reunião estará sujeita a dispersões irrelevantes. Para que isso seja evitado, é preciso ter uma lista escrita de temas prioritários;

Respeitar o horário: É tão importante começar como terminar na hora. Também se deve começar pelo tema mais importante e evitar a tentação de retroceder e reiterar o que foi discutido àqueles que chegarem atrasados;

Cortar os problemas pela raiz: Uma reunião se torna improdutiva se uma pessoa domina a discussão ou se alguém saia do tema. Caso trate-se de uma reunião para buscar soluções, é preciso comunicar aos convocados que venha preparados com idéias;

Registrar pontos importantes: E encaminhar uma cópia a cada dos participantes.


Alguns lembretes importantes em relação a uma reunião:
-Participe;
-Não saia da sala;
-Não fique telefonando. Desligue o celular. Peça à secretária para anotar recados;
-Preste atenção;
-Anote;
-Faça uma lista - listar o que fazer, o que será implementado;
-Não se economize. Não fique preso;
-Ouça;
-Não monopolize as discussões - cuidado com a arrogância;
-Não julgue pelas partes - faça uma avaliação global;
-Espere até o final pra fazer uma avaliação.

Brevemente falaremos sobre como é a dinâmica de realizar uma reunião para buscar soluções ou resolver problemas.

Bom uso desta dica.

Bem Vindos ao Espaço de Dicas do Prof. Marcelo Pereira

À partir de agora, periodicamente, serão postadas diversas dicas úteis para serem utilizadas dentro de organizações, públicas ou privadas, que servirão para melhorar o dia-a-dia, as atividades normais e a maneira de gerenciar das empresas.
São informações retiradas das melhores fontes existentes ou resultantes da própria experiência profissional do Prof. Marcelo Pereira.
Desejo que todas façam bom uso do conteúdo, sendo que, em caso de necessidade de informações adicionais, desde que seja um seguidor deste blog, terei o maior prazer em enviar mais dados.
Caso queira escrever, prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br.
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