Foi realizada uma pesquisa com diversos executivos que participavam, em média, de onze reuniões por semana, todas elas durando entre uma e duas horas (muito mais do que o necessário).
Para ajustar essa situação, o estudo sugere o seguinte:
Verificar a necessidade da reunião: É conveniente questionar se seria possível atingir o objetivo de alguma outra forma, talvez por e-mail de grupos ou conferência telefônica, entre outras ferramentas;
Selecionar cuidadosamente os participantes: Quando se planeja uma reunião, só devem ser considerados para participar aqueles que serão afetados pelo tema a ser tratado ou que podem contribuir com informações úteis. Se existe alguém que pode se ofender por não ter sido convidado, o melhor é explicar o própósito da reunião e deixar que a pessoa decida por si mesma se vai ou não;
Planejar com antecedência: Sem uma pauta, a reunião estará sujeita a dispersões irrelevantes. Para que isso seja evitado, é preciso ter uma lista escrita de temas prioritários;
Respeitar o horário: É tão importante começar como terminar na hora. Também se deve começar pelo tema mais importante e evitar a tentação de retroceder e reiterar o que foi discutido àqueles que chegarem atrasados;
Cortar os problemas pela raiz: Uma reunião se torna improdutiva se uma pessoa domina a discussão ou se alguém saia do tema. Caso trate-se de uma reunião para buscar soluções, é preciso comunicar aos convocados que venha preparados com idéias;
Registrar pontos importantes: E encaminhar uma cópia a cada dos participantes.
Alguns lembretes importantes em relação a uma reunião:
-Participe;
-Não saia da sala;
-Não fique telefonando. Desligue o celular. Peça à secretária para anotar recados;
-Preste atenção;
-Anote;
-Faça uma lista - listar o que fazer, o que será implementado;
-Não se economize. Não fique preso;
-Ouça;
-Não monopolize as discussões - cuidado com a arrogância;
-Não julgue pelas partes - faça uma avaliação global;
-Espere até o final pra fazer uma avaliação.
Brevemente falaremos sobre como é a dinâmica de realizar uma reunião para buscar soluções ou resolver problemas.
Bom uso desta dica.
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