Série "Reuniões Mais Produtivas" - "Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões"

Após uma reunião de "brainstorming" ou até mesmo antes dela, temos que fazer priorizações. Antes, muitas vezes deveremos priorizar o problema a ser abordado e depois qual o plano de ação ou a solução a ser implementada primeiramente. Para resolvermos essa situação aplicamos as "Técnicas de Seleção e Priorização".

Duas dessas técnicas são amplamente utilizadas, cada uma com aplicação e característica específica: A "Técnica de Grupo" e a "Matriz GUT". Agora falaremos da primeira.

A Técnica de Grupo é utilizada quando temos que priorizar elementos que tem o mesmo nível de importância e, por conta disso, gera variações na compreensão das pessoas que estão discutindo a priorização da implementação de qual item deve ser feito primeiro.

ü  Cada um escreve em uma folha separada

Nesse caso, como a priorização depende da interpretação de cada pessoa (e da sua experiência), cada um, individualmente, deverá escrever em uma folha de papel qual é seu item prioritário.

ü  Colocar em local visível onde todos possam ver

As folhas deverão ser fixadas em local onde todos os participantes da reunião tenham visibilidade. Isso é feito para que todos possam conhecer as prioridades individuais e, se for o caso, repensar um aprimorar a sua.

ü  Combinar as similaridades

Para reduzir o número de propostas, as que tiverem algum tipo de similaridade deverão ser combinadas, de maneira a criar uma proposta que atenda a todas.

ü  Montar lista identificada, com o mesmo número de itens elencados, dando-lhes letras

Após a conclusão das combinações, as propostas resultantes deverão ser apresentadas em uma lista onde cada uma receberá uma letra

ü  Montar uma tabela para pontuar

Deverá ser montada uma tabela listando as propostas e os participantes

	Proposta	Participante 1	Participante 2	Participante ...	Participante n-1	Participante n
A	Proposta 1
B	Proposta 2
C	Proposta ...
D	Proposta n-1
...	Proposta n

ü  Pontuar cada item por ordem de importância

Cada participante atribuirá a ordem de prioridade que julgar correta considerando todas as propostas existentes, ordenando de 1 (a mais importante) até n (a menos importante).

ü  Somar os pontos

Após todos os participantes estabelecerem a ordem, estas deverão ser colocadas na tabela e seus valores somados (a tabela está exemplificada para cinco propostas e quatro participantes).

	Proposta	Participante 1	Participante 2	Participante 3	Participante 4	Soma
A	Proposta 1	1	2	5	1	9
B	Proposta 2	3	1	4	2	10
C	Proposta 3	5	4	3	3	15
D	Proposta 4	2	3	2	4	11
E	Proposta 5	4	5	1	5	15

ü  Escolher o item prioritário

Nesse caso o item prioritário é aquele que obtiver menor valor da soma. Assim, no exemplo dado a prioridade é para a proposta 1, seguida da proposta 2, proposta 3 e, empatadas em último as propostas 3 e 5. Em caso de empate é só fazer uma votação simples entre os presentes de qual deve estar na frente.

A Técnicas de Grupo tem algumas variações, que também são constantemente utilizadas, mas que não abordarei neste momento.

Bom uso desta dica!

(O conteúde dessa postagem pode ser utilizada sem restrições, desde que citada a fonte)