Usamos o "brainstorming" quando desejamos fazer surgir uma proposta, sugestão ou opção de ação em uma discussão coletiva. "Brainstorming" significa "Tempestade Cerebral" ou como o mineiro do interior diz bem propriamente: "Toró de Parpites". O "brainstorming" é um processo destinado à geração de idéias e/ou sugestões criativas, possibilitando ultrapassar os limites ou os paradigmas dos membros da equipe.
Fatores-Chave para o sucesso: Fluência, Flexibilidade, Originalidade, Percepção e Impulsividade.
Alguns critérios devem ser levados em consideração quando nos organizamos para a execução desse tipo de reunião:
-Participantes: Devem participar da reunião pessoas de qualquer nível hierárquico, desde que envolvidas com o assunto que está sendo tratado. Lembrem-se que, muitas das vezes, é a pessoa do nível operacional que mais conhece o problema, por conviver com ele no dia-a-dia. Não restrinja a reunião às chefias. Eventualmente poderão participar especialistas específicos do assunto.
-Nenhum membro da equipe deverá ter tratamento especial: Por conta do item anterior, esse ponto é importante. Não devemos privilegiar as sugestões dos participantes de nível hierárquico mais alto em detrimento das sugestões das pessoas de nível hierárquico mais baixo. No momento da reunião todos tem o mesmo peso.
-Nenhum Julgamento: Deve ficar acertado antes da reunião que não será feito nenhum tipo de julgamento pelos participantes quanto ao teor da sugestão dada por alguém, por mais estapafúrdia que seja. Nenhum comentário do tipo "que besteira é essa?", "isso é impossível!" ou uma "sonora gargalhada" deve ser emitido, ao custo de perdermos excelentes novas sugestões de outras pessoas no futuro, por medo de ser repreendido ou ridicularizado. Tente entender o motivo da sugestão e melhore-a.
-Idéias devem ser imaginativas: Estamos falando de romper barreiras ou quebrar paradigmas, por isso não podemos cercear as sugestões. Quanto mais inovadora ou criativa for, com o aporte do conhecimento de outras pessoas, poderemos ter uma proposta efetivamente relevante.
-Marcar tempo: Cada participante deverá apresentar sua proposta em um tempo determinado pelo responsável da reunião (esse tempo deve ser informado no início da reunião). Utiliza-se entre 5 e 10 segundo para cada pessoa apresente uma nova proposta. Em geral, após a sétima rodada de sugestões, já começa a reduzir a participação das pessoas, quanto a novas sugestões.
-Escrever em um quadro as idéias: Todas as sugestões ou propostas deverão ser escritas em um quadro ou em folhas grandes (de flip chart) e deverão estar sempre visíveis a todos os participantes (prenda-sa nas paredes da sala de reunião). Elas servem para "cola" em uma nova sugestão e poderá ser aprimorada por outra pessoa.
-Quantidade de participantes: Reuniões desta natureza com mais de 10 pessoas tendem a ser improdutivas. Caso seja necessária a participação de um número maior de presentes, isso é possível, mas não recomendável. Alternativamente pode-se fazer sub-grupos que ao final juntam suas conclusões.
Para realizar a reunião, primeiramente, defina o problema que se deseja discutir ou resolver. É preciso que se defina claramente esse ponto, para que seja evitada qualquer dúvida de interpretação. Só após essa etapa é que se deve iniciar a dinâmica do "brainstorming" propriamente dito.
Em reuniões dessa natureza, recomendo uma pessoa para coordenar e uma para secretariar (ou duas para agilizar). A coordenação orienta os trabalhos e o secretariado é responsável por escrever nos quadros ou folhas as sugestões apresentadas.
A dinâmica poderá ser de forma estruturada ou não estruturada. Na forma estruturada todos os presentes participarão dando sugestões ou fazendo comentários em uma seqüência previamente definida. Nenhuma pessoa ultrapassará a vez da outra. A forma não estruturada não prevê seqüência.
Defina tempos: Tento para a forma estruturada como para a não estruturada é importante definir o tempo de participação. Cada presente deverá apresentar sua sugestão ou proposta em até um tempo definido pela coordenação da reunião (em alguns lugares são dados de 5 a 10 segundos para que a pessoa a apresente) e que a reunião, como um todo, leve entre sessenta e noventa minutos (dependendo da discussão pode-se levar até duas horas - o responsável deverá avaliar o andamento da reunião e redimensionar os tempos).
O responsável pela reunião é também responsável por manter o clima da mesma e fazer cumprir todos os critérios estabelecidos antes do início da reunião e que foram devidamente informados aos participantes.
Normalmente após a sétima rodada de sugestões (fica mais fácil avaliar isso na dinâmica estruturada) as sugestões começam a escassear. Nesse momento o coordenador pode informar a alteração para uma dinâmica não estruturada e quando o tempo de sugestões previsto na reunião for alcançado, deve encerrar essa etapa.
Em seguida todas as sugestões escritas nos quadros ou folhas devem ser sintetizadas (sugestões semelhantes deverão ser unificadas em outra que as represente) e formados estratos de temas de sugestões/propostas específicos. Essa compilação deverá ser feita com a participação de todos os elementos presentes na reunião e representarão uma análise conjunta de todos da equipe.
Ao final dessa dinâmica estarão identificados os diversos elementos que deverão compor um ou vários planos de ação para resolução do problema apresentado no início da discussão.
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