Série "Reuniões mais Produtivas" - A Matriz GUT

Dando continuidade a série denominada "Reuniões mais Produtivas" e complementando a postagem do dia 21/02/2011 sobre Técnicas de Seleção e Priorização de Problemas e/ou Sugestões, explicarei como funciona a técnica de utilização da "Matriz GUT".

GUT é uma sigla que representa as iniciais de três palavras: Gravidade, Urgência e Tendência.

Diferentemente da Técnica de Grupo, onde os assuntos a serem priorizados são todos de características semelhantes, na Matriz GUT (ver postagem do dia 21/02/2012), cada assunto a ser tratado tem uma característica própria no que tange aos elementos que o  fazem ser graves, urgentes ou terem alguma tendência específica.

Para iniciarmos o processo de priorização, devemos formar um grupo com pessoas que conheçam, efetivamente, sobre os itens que estão em discussão para a priorização. Todos devem compreender, claramente, como cada um desse itens se comporta, é impactado ou causa impacto.

Em seguida, após serem elencados os itens que vão para a discussão da priorização, montamos uma tabela e relacionamos os itens a serem priorizados (em geral, esses itens surgem após uma discussão de "brainstorming" ou através de outra ferramenta para elencar informações), como mostrado na tabela em seguida:

Item	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação	Prioridade
Item A
Item B
Item C
Item D
Item E
..........
Item N

Cada item analisado pelo grupo deverá receber uma pontuação para cada um dos elementos considerados: Gravidade, Urgência e Tendência. A pontuação será dada de forma consensual, isto é, todo o grupo que está discutindo a priorização dos itens chegará a um valor que é consenso entre todos. Assim, todo o grupo pontuará gravidade para o item A, urgência para o item A e tendência para o item A. Depois fará a mesma coisa para o item B e assim sucessivamente, até pontuar todos os item a serem priorizados.

A pontuação deverá ser dada de acordo com as seguintes tabelas:

Gravidade
Considera-se grave tudo aquilo que afeta profundamente o resultado da organização. A sua avaliação decorre do nível de dano ou prejuízo que pode decorrer dessa avaliação.
Perguntas	Pontuação
O dano é extremamente importante?	5
O dano é muito importante?	4
O dano é importante?	3
O dano é razoavelmente importante?	2
O dano é pouco importante?	1

Urgência
Considera-se Urgência a pressão de tempo que a organização sofre ou sente para adequar a influência do fator considerado. A sua avaliação tem relação com o tempo que se dispõe para atacar a situação provocada pelo fator considerado e que é preciso para resolvê-la.
Perguntas	Pontuação
Tenho que tomar uma ação muito urgente?	5
Tenho que tomar uma ação urgente?	4
Tenho que tomar uma ação razoavelmente urgente?	3
Tenho que tomar uma ação sem urgência?	2
Posso aguardar: Não há pressa	1

Tendência
Considera-se tendência o padrão de desenvolvimento da situação, com base na influência do fator considerado. A sua avaliação decorre de estimativa de como a situação se comportará, não sendo aplicado esforço e/ou recursos no fator considerado.
Perguntas	Pontuação
Se mantiver a mesma forma e intensidade de atuação, a situação vai piorar (crescer) muito?	5
Se mantiver a mesma forma e intensidade de atuação, a situação vai piorar (crescer)?	4
Se mantiver a mesma forma e intensidade de atuação, a situação vai permanecer como já está?	3
Se mantiver a mesma forma e intensidade de atuação, a situação vai melhorar (desaparecer)?	2
Se mantiver a mesma forma e intensidade de atuação, a situação vai melhorar (desaparecer) completamente?	1

Após efetuada a pontuação de forma consensual, a tabela ficará montada, como exemplo, da seguinte forma:

Item	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação	Prioridade
Item A	5	4	3	60
Item B	4	4	4	64
Item C	5	5	2	50
Item D	3	4	4	48
Item E	5	5	5	125
..........	..........	..........	..........	.........
Item N	4	2	2	16

O resultado da pontuação é a multiplicação dos três elementos pontuados para cada item, isto é, GxUxT.

Finalmente, após obtidos os pontos de todos os itens, é só estabelecer a prioridade, como no exemplo em seguida:

Item	Gravidade	Urgência	Tendência	Pontuação	Prioridade
Item A	5	4	3	60	3ª
Item B	4	4	4	64	2ª
Item C	5	5	2	50	4ª
Item D	3	4	4	48	5ª
Item E	5	5	5	125	1ª
..........	.....	.....	.....	.....	.....
Item N	4	2	2	16	nª

No caso de algum item empatar na multiplicação, um critério de desempate pode ser a soma dos valores (usar este artifício apenas nesta situação). Se ainda assim permanecer o empate, o desempate deverá ser feito por escolha simples da maioria.

Gostaria de deixar claro, também, que alguns outros profissionais apresentam a aplicação da Matriz GUT um pouco diferentemente do aqui apresentado, mas reforço que essa "dica" aqui apresentada é uma compilação do que é praticado pela maioria dos especialistas da área de gestão.

Caso alguém tenha dúvida e desejar mais informações, escreva para prof_marcelo_pereira@yahoo.com.br e terei o maior prazer em auxiliar.